Розничные магазины, которые получают подконтрольную ветеринарному контролю продукцию, работают с электронными ветеринарными сопроводительными документами — эВСД. Через них во ФГИС «Меркурий» фиксируется движение товара от поставщика до торговой точки.
Для розницы основная операция с такими документами связана с приемкой поставки. Магазину нужно проверить поступивший товар и погасить входящий ВСД. Разберём, как организовать эту работу и что делать при расхождениях.
Для каких товаров рознице нужны ВСД
Ветеринарные сопроводительные документы оформляются на подконтрольные товары из перечня, утвержденного Минсельхозом. В розничной торговле это прежде всего продукция животного происхождения: мясо и мясопродукты, рыба, молочная продукция и ряд других товаров.
Если продукция поступает в магазин с оформленным транспортным эВСД, документ появляется во ФГИС «Меркурий» у получателя. Его нельзя воспринимать отдельно от фактической приемки: сведения в системе необходимо сопоставить с реально доставленной партией.
Для работы магазин должен быть зарегистрирован во ФГИС ВетИС, а торговая точка — добавлена в систему как площадка. Сотруднику, который выполняет приемку, нужен доступ к соответствующей площадке и право «Гашение ВСД». Для оформления возврата также потребуется право на оформление возвратного ВСД.
Что происходит с ВСД при приемке товара
Поставщик оформляет транспортный ВСД перед отправкой подконтрольной продукции. После оформления документ становится доступен магазину-получателю во входящих ВСД.
При доставке сотрудник магазина проверяет:
- действительно ли товар поступил на указанную площадку;
- соответствует ли поставщик данным документа;
- совпадают ли наименование и объем продукции;
- нет ли расхождений по упаковке, маркировке и другим сведениям;
- можно ли принять партию полностью.
Если поставка соответствует документу, ВСД гасят полностью. После этого во входном журнале продукции магазина появляется запись о принятой партии.
Гашение транспортного ВСД необходимо выполнить в течение 24 часов после доставки товара. Если магазин отказывается от приемки или принимает только часть партии, документ гасят сразу после завершения процедуры приемки.
Как погасить входящий ВСД в «Меркурии»
Работать с документами можно непосредственно через веб-интерфейс «Меркурий.ХС» или через учетную программу, интегрированную с государственной системой.
При работе через «Меркурий.ХС» порядок выглядит следующим образом:
- Войдите в систему и выберите площадку магазина, на которую поступила поставка.
- Перейдите к входящим оформленным ВСД.
- Найдите документ на принятую партию и откройте его.
- Сверьте сведения из ВСД с фактически полученной продукцией.
- Нажмите «Погасить» и укажите фактическую дату поступления груза.
- Сохраните сведения о приемке.
После выполнения операции ВСД получает статус погашенного, а принятая продукция учитывается в журнале магазина.
Что делать, если количество товара не совпадает с ВСД
Не каждую поставку можно принять полностью. Например, фактически может приехать меньше продукции, чем указано поставщиком, либо часть товара магазин решает вернуть.
В таком случае используется частичная приемка. При гашении ВСД необходимо включить разделение партии и указать объем продукции, который фактически принимается магазином.
Принятая часть попадет во входной журнал. На оставшийся объем система сформирует возвратный ВСД, который сопровождает продукцию при ее возврате поставщику.
Если обнаружены расхождения в сведениях о поступившей партии, их фиксируют в процессе гашения. В системе предусмотрена возможность указать фактические данные и оформить акт несоответствия.
Как оформить полный отказ от партии
Если магазин не принимает всю поставку, обычное полное гашение выполнять нельзя. В сведениях о гашении используется разделение партии, а объем принимаемой продукции указывается равным нулю.
После сохранения входящий ВСД будет погашен, а на всю непринятую партию сформируется возвратный документ.
Проводить эту операцию следует после фактической проверки поставки. Гашение подтверждает приемку продукции, поэтому сначала нужно разобраться с количеством и состоянием товара и только затем завершать документ в системе.
Нужно ли оформлять ВСД при продаже товара покупателю
Для обычной розничной продажи подконтрольной продукции конечному потребителю магазин не оформляет отдельный транспортный ВСД на каждую покупку. Поэтому для большинства торговых точек основная регулярная работа в «Меркурии» заканчивается приемкой и гашением документов от поставщиков.
Другая ситуация возникает, если продукция продолжает перемещаться между площадками. Например, товар отправляют со склада в другой магазин или между торговыми точками организации. Такое перемещение подконтрольной продукции может потребовать оформления нового транспортного ВСД.
Поэтому каждой площадке сети необходимо вести собственный учет в системе. Документ должен поступать именно на то предприятие, куда фактически доставляется товар.
Можно ли ускорить работу с большим количеством ВСД
Если магазин регулярно получает много подконтрольной продукции, обрабатывать каждый документ вручную неудобно. В «Меркурий.ХС» предусмотрено пакетное гашение, которое позволяет одновременно обработать несколько подходящих входящих документов.
Другой вариант — интеграция «Меркурия» с товароучетной системой. Тогда сотрудник может работать с ВСД непосредственно при оформлении приемки в привычной программе, а информация передается во ФГИС через интеграцию.
Независимо от способа работы принцип остается одинаковым: сначала необходимо проверить фактическую поставку, затем подтвердить ее приемку в системе. Если обнаружены расхождения, их следует отразить до завершения операции гашения.
Разбираем работу розницы с ВСД в системе «Меркурий»: как принять поставку, погасить входящий документ, оформить частичный или полный возврат и учесть расхождения.
